จากบทความ “Agile คืออะไร? ทำไมองค์กรจึงควรเปลี่ยนตัวเองให้เป็น Agile Organization?” เราได้รู้จัก Agile กันมากขึ้นแล้ว หลาย ๆ คนคงสงสัยต่อว่าแล้วเราจะสามารถเปลี่ยนองค์กรของเราให้เป็น Agile Organization ได้อย่างไรล่ะ? วันนี้ Backyard เราขอมาไกด์ทุกคนแบบ Step by step กันไปเลย~
5 Steps เปลี่ยนองค์กรให้เป็น Agile Organization
1. Analyze: วิเคราะห์สภาพแวดล้อมและสถานการณ์ขององค์กร
การวิเคราะห์นี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมขององค์กรอย่างชัดเจน โดยเฉพาะในด้านผลประโยชน์และผลกระทบต่าง ๆ จากทั้งปัจจัยภายในและภายนอกองค์กร ซึ่งจะทำให้คุณเข้าใจมากขึ้นว่าแต่ละปัจจัยนั้นมีอิทธิพลต่อกระบวนการทำงานขององค์กรอย่างไร หรือส่งผลต่อเนื่องถึงกันและกันอย่างไรบ้าง
2. Scope: กำหนดขอบเขตของงาน
กำหนดขอบเขตของงานในแต่ละด้านให้ครบถ้วนและชัดเจน เพื่อตีกรอบและสร้างความเข้าใจที่ตรงกันให้แก่คนในองค์กรว่าโครงสร้างขององค์กรเป็นอย่างไร และมีการแบ่งงานอย่างไรบ้าง เพื่อให้แต่ละฝ่ายสามารถทำงานของตนเอง และประสานงานระหว่างกันได้อย่างเป็นระบบระเบียบ รวมถึงใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ที่มี เช่น ข้อมูล เทคโนโลยี เป็นต้น ให้เกิดประโยชน์สูงสุด จนสามารถทำงานต่าง ๆ ให้เสร็จสมบูรณ์ครบถ้วนในทุกแง่ทุกมุมตามที่ได้กำหนดไว้
สำหรับขั้นตอนนี้ Backyard ขอแนะนำว่าองค์กรควรมีการจัดทำพิมพ์เขียวองค์กร (Blueprint) ขึ้นมา เพราะสิ่งนี้จะช่วยให้ทุกอย่างง่ายขึ้นและเป็นรูปธรรมที่เห็นได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้นนั่นเอง
3. Design: ออกแบบโครงสร้างและกระบวนงานที่สอดคล้องกันทั้งองค์กร
เมื่อองค์กรรู้และเข้าใจภาพรวมทั้งหมดขององค์กร เราจะรับรู้ถึงปัญหาที่องค์กรมี รวมถึงความต้องการที่แท้จริงขององค์กรด้วย หลังจากนั้นเราจึงจะมาออกแบบโครงสร้างและกระบวนงานที่ตอบโจทย์กับการแก้ไขปัญหาหรือตอบสนองความต้องการนั้น ๆ ในรูปแบบที่เหมาะสมกับองค์กรมากที่สุด โดยโครงสร้างและกระบวนการนี้จำเป็นต้องสอดคล้องกันทั้งองค์กรและเป็นระบบ อีกทั้งยังต้องช่วยลดงานที่ซ้ำซ้อนด้วย สิ่งนี้จะช่วยให้องค์กรได้ทำงานแบบ Agile อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานซ้ำซ้อนอีกต่อไป
4. Prioritize & Map: ลำดับความสำคัญของงาน และจัดทำแผนที่นำทาง (Strategic Roadmap)
Strategic Roadmap หรือแผนการดำเนินงานนั้นเปรียบเสมือน Milestone ที่จะช่วยย้ำเตือนว่าองค์กรจะต้องเดินไปสู่เป้าหมายที่วางไว้อย่างไร นอกจากนี้ยังมีประโยชน์สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละฝ่ายเพื่อนำไปเป็นแนวทาง หรือริเริ่มต่อยอดในการขับเคลื่อนการดำเนินงานของฝ่ายตนเองต่อไป โดยยังคงยึดมั่นในทิศทางเดียวกันนั่นเอง
อย่างไรก็ตาม แม้เราจะจำกัดวงขอบเขตการทำงานเอาไว้แล้ว แต่ไม่ใช่ว่าทุกงานจะสำคัญเท่ากันหมด ดังนั้นเราจึงควรลำดับความสำคัญของแต่ละงาน รวมถึงระบุกำหนดการณ์ส่งมอบงาน สิ่งนี้จะทำให้เราได้ใช้เวลากับงานที่มีความสำคัญมากกว่ามากยิ่งขึ้น และสามารถจัดสรรตารางการทำงานได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้ยังอาจช่วยให้เราค้นพบวิธีการต่าง ๆ เพื่อลดจำนวนขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออกไป รวมถึงตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้นว่าทางเลือกไหนที่เหมาะสมมากที่สุด ซึ่งจะนำมาสู่การเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทำงานของคนในองค์กร รวมถึงผลงานนั้น ๆ ในท้ายที่สุด
5. Review & Reorganize: ทบทวนและจัดระเบียบองค์กรอีกครั้ง
แม้จะมี Blueprint หรือ Strategic Roadmap แล้ว แต่สภาพแวดล้อมและสถานการณ์ขององค์กรนั้นสามารถเปลี่ยนแปลงได้อยู่ตลอดเวลา ดังนั้น Backyard ขอแนะนำให้ทุกองค์กรกลับมาทบทวนทั้ง 4 Steps ข้างต้นใหม่อีกครั้งเป็นระยะ ๆ เพื่อปรับเปลี่ยนสิ่งต่าง ๆ ให้สอดคล้องและเหมาะสมกับองค์กรในขณะนั้นมากที่สุด โดยความถี่ที่เหมาะสมนั้นไม่มีตายตัว ขึ้นอยู่กับความสำคัญงานนั้น ๆ นั่นเอง
เป็นอย่างไรกันบ้าง ไม่ยากอย่างที่คิดใช่ไหมล่ะ? Backyard ขอแอบบอกว่าทั้ง 5 ขั้นตอนนี้ คุณสามารถทำให้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้นไปอีกด้วยเครื่องมือ FLOWARD ของพวกเรา
ที่ Backyard เรามีผู้เชี่ยวชาญที่พร้อมให้คำแนะนำอย่างมืออาชีพ สามารถพูดคุยหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้เลยที่ โทร. 02-853-9131 หรือ info@backyard.in.th หรือกรอกแบบฟอร์มที่นี่ แล้วเราจะรีบติดต่อกลับหาคุณโดยเร็วที่สุด
สามารถติดตามข่าวสารเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Backyard ได้ที่
Facebook – facebook.com/backyardTH/
Linkedin – linkedin.com/company/backyardth/