หลาย ๆ องค์กรเริ่มมีการตัดสินใจนำ RPA เข้ามาใช้ในองค์กรแล้ว แต่ก่อนที่จะถึงเวลาใช้จริง มีหลายประเด็นที่หลายฝ่ายกังวล เช่น วิธีการใช้งาน ข้อขัดแย้งจากแต่ละฝ่ายที่อาจเกิดขึ้น เป็นต้น Backyard มีข้อมูลการเตรียมความพร้อมก่อนนำ RPA เข้ามาใช้ในองค์กรมาฝาก มีเรื่องไหนที่เราต้องเตรียมตัวบ้าง และต้องทำอย่างไร ไปดูกันเลย
✅ เปลี่ยนรูปแบบการเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปของไฟล์ดิจิทัล
RPA จะสามารถทำงานต่าง ๆ ได้ก็ต่อเมื่อข้อมูลนั้นเป็นไฟล์ดิจิทัล เช่น Excel, Native PDF เป็นต้น ดังนั้นองค์กรจึงต้องเก็บข้อมูลในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลก่อนนำ RPA เข้ามาใช้ในองค์กร และ Backyard ขอแนะนำให้ไฟล์ดิจิทัลนั้นมีรูปแบบเดียวที่เป็นมาตรฐาน เพื่อที่องค์กรจะได้ไม่ต้องพัฒนาระบบ RPA ในการอ่านข้อมูลแยกกันนั่นเอง
✅ ศึกษาหากระบวนการทำงานที่เหมาะสม
คุณจะต้องตัดสินใจเลือกกระบวนการทำงานของ RPA ที่เหมาะสมกับองค์กรมากที่สุด โดยปัจจัยที่ใช้ในการตัดสินใจเลือก ได้แก่ ปริมาณข้อมูล ความถี่ของการใช้งาน และระยะเวลาที่ใช้ในการทำงาน เพื่อผลลัพธ์ปลายทางคือการลดภาระงาน ลดระยะเวลาการทำงานซ้ำซ้อน และลดต้นทุนต่าง ๆ ทั้งทางตรงและทางอ้อม เช่น ค่าแรงของพนักงานในการจัดการกับงานซ้ำซ้อน ต้นทุนในการพัฒนาทักษะของพนักงานเพื่อทดแทนพนักงานที่ลาออก
✅ สร้างความรู้และความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับการนำ RPA เข้ามาใช้ในองค์กรให้แก่พนักงาน
การนำ RPA เข้ามาใช้ในองค์กรอาจไม่ได้รับการยอมรับจากบุคลากรบางส่วนภายในองค์กร เนื่องจากความชอบในวิธีการทำงานแบบเดิม ๆ หรือแม้แต่ความเข้าใจผิดว่า RPA อาจเข้ามาแย่งงานของพนักงาน ดังนั้นการสร้างความรู้และความเข้าใจที่ถูกต้องให้แก่พนักงานจึงเป็นเรื่องจำเป็นอย่างมาก
Backyard ขอแนะนำให้ผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้นำในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงนี้ ด้วยการชี้นำและกระตุ้นให้พนักงานเกิดความมุ่งมั่นและกระตือรือร้นที่จะเปลี่ยนแปลงเพื่อพาองค์กรบรรลุเป้าหมาย ไม่ใช่เพียงการสั่งงานให้พนักงานไปลองใช้ลองทำเท่านั้น เพราะสุดท้ายแล้ว หากพนักงานไม่เข้าใจใน RPA อย่างแท้จริง ก็อาจส่งผลให้เกิดการไม่ยอมรับและต่อต้านได้ ดังนั้นพนักงานจะต้องรู้และเข้าใจจริง ๆ ว่า RPA มีลักษณะอย่างไร สามารถทำอะไรได้บ้าง
ในส่วนนี้องค์กรและเหล่าผู้บริหารต้องมีการสื่อสารถึงพนักงาน ไม่ว่าจะโดยการจัดประชุมที่มีช่วงถาม-ตอบ การฝึกอบรม หรือ Workshop ที่มีการแสดงถึงตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงว่า RPA จะเข้ามาช่วยในการทำงานซ้ำซ้อนของพนักงานให้เป็นเรื่องง่ายขึ้นได้จริง และการนำ RPA มาใช้ในองค์กรนั้นไม่ใช่เพื่อมาแทนที่แรงงานมนุษย์ แต่เพื่อเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานต่างหาก และทั้งหมดนี้จะนำพาไปสู่การใช้ RPA ที่ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างยั่งยืน
สำหรับใครที่สนใจนำ RPA เข้ามาใช้ในองค์กร หรือมีข้อคำถามสงสัยเกี่ยวกับ RPA ให้ Backyard ช่วยแนะนำ สามารถพูดคุย ปรึกษา ขอข้อมูลเพิ่มเติมกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่ โทร. 02-853-9131 หรือ info@backyard.in.th หรือกรอกแบบฟอร์มที่นี่ และอย่าลืมเลือก RPA ที่ใช่ให้ตอบโจทย์กับธุรกิจของคุณ
สามารถติดตามข่าวสารเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Backyard ได้ที่
Facebook – facebook.com/backyardTH/
Linkedin – linkedin.com/company/backyardth/