ถ้าคุณเคยทำงานเอกสาร คุณจะพบว่าปริมาณงานแปรผันตรงกับจำนวนคน กล่าวคือยิ่งงานเอกสารมีเยอะ คุณก็ยิ่งต้องใช้คนเยอะ การจ้างพนักงานเพิ่มดูเหมือนจะเป็นทางออกสำหรับปัญหานี้ แต่สิ่งที่ตามมาคือต้นทุนด้านแรงงานที่เพิ่มขึ้น และปัญหาจิปาถะมากมายของพนักงานที่คุณต้องจัดการในแต่ละวัน เช่น การทำงานผิดพลาด การขอลา เป็นต้น แล้วในวันที่งานเอกสารไม่ได้เยอะเหมือนเดิมล่ะ คุณจะทำอย่างไรกับพนักงานเหล่านี้
Backyard จะพาไปรู้จักกับเทคโนโลยี RPA ที่จะเข้ามาช่วยทำงานซ้ำซ้อนและน่าเบื่ออย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ และให้พนักงานของคุณได้ทำงานที่มีคุณค่ามากกว่าเดิม
RPA คืออะไร?
Robotic Process Automation หรือ RPA คือ ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมที่เป็นเสมือนหุ่นยนต์ทำงานที่ถูกออกแบบขั้นตอนการทำงาน (Workflow) หรือกระบวนการทำงาน (Process) มาเพื่อลดภาระงานซ้ำซ้อนของมนุษย์
งานแบบไหนที่ควรให้ RPA ทำแทน?
งานที่มีลักษณะซ้ำ ๆ รูปแบบเดิม ๆ
งานที่มีความซับซ้อนน้อย มีโครงสร้าง แต่มีปริมาณมาก จึงต้องใช้เวลานานในการทำ
งานที่ไม่จำเป็นต้องใช้ประสบการณ์หรือทักษะเฉพาะของมนุษย์ในการตัดสินใจ
ซึ่งส่วนใหญ่งานเหล่านี้มักเป็นงานเอกสาร โดยสามารถยกตัวอย่างให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้นได้เช่น งานป้อนข้อมูลลงไปในระบบหรือแอปพลิเคชันต่าง ๆ งานจัดเตรียมข้อมูล งานจำแนกข้อมูล งานวิเคราะห์ข้อมูล งานถ่ายโอนข้อมูล การสร้างรายงานสรุป (Report) และงานจัดเก็บข้อมูล เป็นต้น
4 เหตุผล ทำไมถึงควรนำ RPA มาใช้ในธุรกิจ
1. เพื่อลด Human Errors และเพิ่มความแม่นยำในการทำงาน
ผลสำรวจจาก PwC ระบุว่า RPA สามารถทำงานได้ถูกต้อง 100% ในขณะที่มนุษย์ไม่สามารถทำแบบนั้นได้แน่ ๆ โดยเฉพาะการทำงานเดิมซ้ำ ๆ เป็นเวลานาน ซึ่งตรงกับผลจากงานวิจัยใน Journal of Applied Sciences ของ Asian Network for Scientific Information ที่ได้ชี้ชัดว่าการทำงานซ้ำซากจำเจนั้นเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิด Human Errors
2. เพื่อลดต้นทุนในระยะยาว
จากการสำรวจองค์กรในอุตสาหกรรมต่าง ๆ ทั่วโลกที่มีการใช้ RPA กว่า 400 รายของ Deloitte พบว่ากว่า 61% สามารถลดต้นทุนต่าง ๆ ได้ตรงตามหรือเหนือความคาดหวังที่ตั้งไว้ได้ เช่น เงินเดือนของพนักงาน ค่าทำงานล่วงเวลา การจ้างพนักงานใหม่ การเช่าพื้นที่ทำงาน และต้นทุนทรัพยากรต่าง ๆ เป็นต้น
3. เพื่อการทำงานที่มีคุณค่าและเต็มประสิทธิภาพ
จากการสำรวจของ Automation Anywhere พบว่าพนักงานต้องใช้เวลา 3 ชั่วโมงต่อวันในการทำงานซ้ำ ๆ ที่ไม่จำเป็น อาจดูเป็นตัวเลขที่ไม่เยอะ แต่ถ้าหากยึดตามบรรทัดฐานทั่วโลกว่าคนเราทำงานวันละ 8 ชั่วโมง นั่นคือกว่า 37.5% เลยทีเดียว และใน 1 เดือน พนักงานได้สูญเสียเวลาในการทำงานที่ไม่จำเป็นไปแล้วกว่า 60 ชั่วโมง หรือคิดเป็น 7.5 วันทำงาน แสดงว่าวันที่พนักงานของคุณได้ทำงานที่มีคุณค่าจริง ๆ นั้นเหลืออยู่เพียง 12.5 วันต่อเดือนเท่านั้น และนี่ยังไม่หักวันหยุดพักร้อนและวันหยุดนักขัตฤกษ์อีกด้วยนะ
แน่นอนว่าหากนำ RPA เข้ามาช่วยในการทำงาน พนักงานก็จะสามารถตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไปได้ และได้ชั่วโมงการทำงานกลับคืนมา ทำให้สามารถหันไปมุ่งเน้นในงานที่สำคัญกว่าได้ นอกจากนี้ RPA ยังสามารถทำงานได้ไวกว่าและทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงอีกด้วย
4. เพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตการทำงานของพนักงาน
งานวิจัยของ Forrester Research ระบุว่า การนำ RPA เข้ามาใช้ในองค์กร ทำให้พนักงานมีโอกาสแสดงศักยภาพในงานที่ต้องใช้ทักษะขั้นสูง และพัฒนาตัวเองมากขึ้น มีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานเพิ่มขึ้น และ Work-Life Balance ของพนักงานก็ดีขึ้นอีกด้วย ถือเป็นหนทางหนึ่งขององค์กรในการรักษาบุคลากรที่มีความสามารถสูงเอาไว้ ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ปลายทางคือการลดอัตราการลาออกนั่นเอง
ตัวอย่างการนำ RPA เข้ามาช่วยในการทำงาน
จากสถานการณ์การระบาดของ COVID-19 อย่างรุนแรง ทำให้มีผู้ป่วยโควิด-19 เข้ามารับการรักษาที่โรงพยาบาลพริ้นซ์ สุวรรณภูมิ เป็นจำนวนมาก อย่างไรก็ตามด้วยนโยบายรัฐบาล ผู้ป่วยจึงสามารถใช้สิทธิ UCEP เพื่อเข้ารับการรักษาโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายได้ สิ่งที่ตามมาคือเมื่อผู้ป่วยหายดีแล้ว เจ้าหน้าที่โรงพยาบาลต้องมาทำเรื่องเบิกค่ารักษาจากสำนักงานหลักประกันสุขภาพแห่งชาติ (สปสช.) โดยการนำข้อมูลต่าง ๆ จากระบบ Health Information System หรือ HIS เช่น ข้อมูลส่วนตัวของผู้ป่วย ข้อมูลการรักษา ข้อมูลการใช้ยาหรือเวชภัณฑ์ เป็นต้น มากรอกลงในเว็บไซต์ของสปสช. ทีละช่อง ๆ และอัพโหลดข้อมูลส่งให้แก่สปสช. ซึ่งนอกจากจะใช้เวลานานในการทำแล้ว บางครั้งยังมีการกรอกข้อมูลผิดพลาด จนเอกสารถูกตีกลับ ทำให้โรงพยาบาลได้รับเงินล่าช้ายิ่งขึ้นไปอีก
โรงพยาบาลพริ้นซ์ สุวรรณภูมิ จึงได้นำ BYpass ซึ่งเป็น RPA ที่พัฒนาโดย Backyard เข้ามาใช้ในการทำงาน ทำให้โรงพยาบาลสามารถกรอกเอกสารส่งเบิกได้มากขึ้นจากเดิมถึง 8 เท่า เห็นได้ชัดว่า BYpass เป็นหุ่นยนต์ RPA ที่เข้ามาช่วยทำให้การทำงานปริมาณมหาศาลนี้เสร็จได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ตาคุณแล้ว
รู้จักเทคโนโลยี RPA กันไปขนาดนี้แล้ว อย่าลืมเลือก RPA ที่ใช่ให้ตอบโจทย์กับธุรกิจของคุณ ให้ BYpass เป็น RPA ที่จะเป็น Solution อันชาญฉลาดในการขับเคลื่อนองค์กรของคุณให้เติบโตอย่างยั่งยืน ที่ Backyard เราพร้อมให้คำแนะนำอย่างมืออาชีพ สามารถพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญของเรา หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ BYpass RPA ได้ที่ โทร. 02-853-9131 หรือ info@backyard.in.th หรือกรอกแบบฟอร์มที่นี่
อ้างอิงข้อมูลจาก